Slik ivaretar du sikkerheten på fremtidens kontor
Har bedriften din kontroll på datasikkerheten? Med mer hjemmekontor er det viktigere enn noen gang med gode rutiner for å beskytte dataene deres. Her er noen tips til hvordan dere kan hindre at sensitiv informasjon kommer på avveie.
Datasikkerhet på hjemmekontoret har aldri vært mer aktuelt. Men at mange av oss velger bort kontoret til fordel for stua, hytta eller toget, er en trend som alt har pågått i lang tid. Samtidig er også kontorene i endring, med mer utstrakt bruk av «free seating» og flere ansatte på liten plass. Dette setter høye krav til IT-sikkerheten, men det er også viktig å huske på de enklere sikkerhetsrutinene.
Pass på arbeidet ditt
Produktansvarlig for kontor- og datarekvisita i Norengros, Leif-Arne Kristiansen, gir daglig bedrifter råd om hvordan de kan effektivisere og optimalisere arbeidsdagen til sine ansatte. Han forteller at sikkerhet bør stå høyt oppe på agendaen til bedrifter.
– Hjemmekontor har blitt mer og mer vanlig, og mange jobber fra andre steder enn det tradisjonelle kontormiljøet. Da er det viktig at man har gode sikkerhetsrutiner på plass for å hindre at sensitive opplysninger kommer på avveie. Her har vi i Norengros flere gode løsninger.
Vi har sett en økende trend der bedrifter som behandler mange personopplysninger og annen sensitiv informasjon, investerer i makuleringsmaskiner
For å hindre at uvedkommende får innsyn i hva du holder på med når du er på farten eller jobber i et åpent landskap med free seating, tilbyr Norengros for eksempel et effektivt skjermfilter som mørklegger skjermen og hindrer innsyn fra sidene – såkalt visuell hacking.
– Sitter du for eksempel og jobber ved en laptop på en plass utenfor kontoret, kan det være folk i nærheten som kan se hva som foregår på skjermen din. Da er det veldig effektivt å sette på et skjermfilter, slik at ingen rundt deg kan se hva du jobber med, sier Leif-Arne.
Ikke glem papiravfallet
Selv om mye foregår digitalt rundt om på landets arbeidsplasser, er det fremdeles mye som gjøres på papir. Den økte bruken av mobilt kontor fører også til at stadig flere dokumenter sirkulerer utenfor bedriftens vegger.
– En bedrift kan ha mange ting på papir som man ikke vil at uvedkommende skal få tak i, og papiravfall er ikke sikkert. Derfor er det viktig å ha en makuleringsmaskin på plass, både på kontoret og hjemme, slik at dokumenter med personopplysninger og annen sensitiv informasjon blir destruert og ikke havner i gale hender, sier Leif-Arne.
Det vi i Norengros er gode på, er å hjelpe kundene våre med å finne bærekraftige produkter og gode løsninger på utfordringer de opplever i løpet av arbeidsdagen.
Leif-Arne forteller at han tror bedrifter har fått en økt bevissthet rundt personvern og informasjonssikkerhet.
– Vi har sett en økende trend der bedrifter som behandler mange personopplysninger og annen sensitiv informasjon, investerer i makuleringsmaskiner og innfører nye rutiner for å bli kvitt dokumenter på en sikker måte, særlig i tiden etter GDPR-regelverket ble innført.
Hjemmekontor gir også sikkerhetsutfordringer
Som følge av tiltak mot koronaviruset har hjemmekontor blitt langt mer vanlig siden våren 2020. Dette kan i mange tilfeller tvinge frem unntak fra etablerte sikkerhetsrutiner for eksempel ved at sensitive dokumenter som normalt ikke forlater kontoret enten tas med hjem, eller printes ut hjemme. I en tid hvor hjemmekontor for mange er obligatorisk er dette ikke til å unngå, men det er viktig å stille spørsmål med hva som skjer med disse dokumentene når de ikke lenger er aktuelle.
En kompakt makuleringsmaskin tilpasset hjemmekontoret er en god investering i informasjonssikkerhet, og ved å sørge for at ansatte som behandler sensitive dokumenter på papir har tilgang til makulering også på hjemmekontoret, kan bedriften forvisse seg om at ingen lesbare dokumenter finner veien til papirinnsamlingen.
Et støtteapparat for næringslivet
Norengros har mange dyktige fagfolk som hver dag besøker kunder for å undersøke arbeidsrutinene og jobbmiljøet deres. På bakgrunn av disse undersøkelsene kan de deretter anbefale de beste løsningene for å hjelpe bedriften med å effektivisere og forenkle rutinene sine.
– Det vi i Norengros er gode på, er å hjelpe kundene våre med å finne bærekraftige produkter og gode løsninger på utfordringer de opplever i løpet av arbeidsdagen. I tillegg til å være en leverandør er vi opptatt av å være et støtteapparat og en samarbeidspartner for alle bedrifter, der målet vårt er å spille kundene våre gode, avslutter Leif-Arne.
Ti tips til sikrere PC-bruk
- Sørg for at operativsystemet ditt er oppdatert til enhver tid.
- Bruk et oppdatert antivirusprogram og sørg for at de integrerte sikkerhetsmekanismene er aktivert.
- Ta sikkerhetskopier av arbeidet ditt regelmessig.
- Makuler dokumenter som inneholder sensitive opplysninger.
- Sørg for at du bruker en sikker pålogging med tofaktorautentisering og sterke, unike passord.
- Dobbeltsjekk mottakeradressen når du sender e-post, vær forsiktig med å åpne vedlegg, og ikke send sensitiv informasjon over e-post ukryptert.
- Bruk minnepinner med PIN-kode- eller fingeravtrykkbeskyttelse.
- Før du klikker på en lenke, sjekk at den fører til riktig adresse.
- Bruk et skjermfilter slik at ingen andre rundt deg kan se hva du jobber med.
- Ikke la nettsider lagre kredittinformasjon om deg, og vær forsiktig med å delta i konkurranser i sosiale medier der du ikke er trygg på avsenderen.
Kilde: Nettvett.no
